Las reuniones que se tienen porque sí, por rutina, son un desperdicio de tiempo, una invitación a tomar malas decisiones y, además, aumentan el cansancio y deterioran las relaciones. Teniendo en cuenta todos estos riesgos, es importante destacar, y no es la primera vez que lo hago, la importancia de organizar las reuniones de antemano. Para apoyar a los equipos y para conseguir mejores resultados, los jefes deberían hacerse cuatro preguntas antes de convocar una reunión: ¿Por qué la convoco? ¿Quién tiene que estar en ella? ¿Qué temas deben tratarse? ¿Y qué puedes hacer para que haya un debate enriquecedor? A menudo, es fácil responder a las primeras tres preguntas con solo un poco de esfuerzo. Pero, generalmente, responder a la última se hace más complicado.
El problema empieza antes incluso de que los asistentes aparezcan (o se conecten). Muchas veces, la gente llega a las reuniones ya preparada para no intervenir. Tanto si se trata de una call de equipo recurrente, de un update de proyecto, o de algo más extenso, es frecuente que los participantes no tengan claro por qué es necesaria la reunión. Y la gente acaba distrayéndose, pensando en la llamada que acaban de tener o en el deadline que les espera a la vuelta de la esquina. Además, en estos tiempos de pandemia, es más que habitual que tengan hijos en casa, un pariente del que cuidar, o que padezcan de ansiedad por la incertidumbre económica y social que atravesamos.
Como es evidente, los managers no tienen capacidad para resolver todos estos problemas. Pero sí pueden ayudar a las personas a estar más presentes y ser más productivas durante una reunión. En la mayoría de los casos, la falta de compromiso se debe a la idea preconcebida de que las reuniones son una pérdida de tiempo. Sin embargo, los líderes que son capaces de montar, de forma recurrente, reuniones dinámicas, en las que la gente está motivada, consiguen que se conviertan en verdaderas oportunidades para trabajar en equipo, independientemente del propósito inicial. Las abordan y las diseñan con esta premisa (y las cancelan si no hay trabajo real que hacer). Y, con este simple cambio, desbloquean una de las fuentes de motivación más importantes para un equipo: la sensación de avanzar hacia una objetivo común que valga la pena.
Tan importante como esta organización previa, es el comienzo mismo de la reunión. Hace poco, hablé de todo esto con el experto en gestión empresarial Dick Axelrod. Él advierte de que “el momento en el que es más fácil caerse de una canoa es al embarcar o al desembarcar”. He aquí tres formas para hacerlo de forma segura, y efectiva:
Da la bienvenida a los participantes y ayúdales a conectar.
Las mejores reuniones son una improvisación de grupo, una oportunidad ‘co-crear’. Gran parte de los conocimientos y el talento necesarios para realizar ‘el trabajo’ ya están en la cabeza de los participantes. Pero, al igual que aquellos que se dedican a improvisar encima del escenario, los asistentes tienen que entrar en calor para encontrar la inspiración. La neurociencia nos dice que, para que esto suceda, las personas tienen que sentirse bienvenidas y conectar entre sí. Aunque los detalles variarán en función del objetivo y la cultura de la organización, por regla general, cuanto antes hable la gente, más implicada estará durante toda la reunión. Para ello, puedes, de forma sutil, hacer una pregunta inicial que permita a todo el mundo tener la oportunidad de hablar. “Simplemente, cinco minutos hablando libremente a cámara antes de empezar a compartir diapositivas pueden cambiar toda la dinámica de una reunión”, me dijo Dick Axelrod.
Da vida al propósito.
“Con demasiada frecuencia, las reuniones se acaban apagando”, observó Axelrod. “A veces no es fácil entender el sentido de una simple conversación en una misión mucho más amplia, unos objetivos a largo plazo, o el trabajo de otros equipos”. Por lo tanto, incluso si has verbalizado el propósito, es posible que este no tenga sentido para los participantes. Y, especialmente en entornos virtuales, es fácil perderse en conceptos abstractos.
El trabajo del organizador de la reunión es dar vida a ese propósito y activar el interés de los demás por la tarea. Una forma de hacerlo es que el directivo o la persona más senior presente haga una breve intervención inicial explicando el objetivo de la reunión y por qué es importante la creatividad y el trabajo en equipo. En una reunión con expertos en branding, el vicepresidente de la compañía explicó que, si eran capaces de crear una experiencia de cliente diferencial, tendrían una enorme oportunidad de negocio, pero reconoció que esto sería difícil, dada la costumbre de trabajar por separado de los equipos de desarrollo de producto. El desafío, inmediatamente despertó el interés de los asistentes.
Una vez establecido el propósito, dedican unos minutos a discutirlo, de modo que los participantes comprendan por qué están allí y qué se espera conseguir. La idea es despertar el interés del grupo, pero si la gente comienza desviarse a cuestiones más concretas y de detalle, suele ser conveniente intervenir con delicadeza para redirigir el rumbo de la conversación.
Haz un adelanto.
Ha llegado el momento de exponer el trabajo que se debe llevar a cabo y el papel de cada uno en esa tarea. Conviene llegar a este punto con relativa rapidez, porque la gente llegará preocupada por si está bien preparada para la reunión, y por lo que se espera que haga durante la misma. Ambas cuestiones pueden resolverse repasando el orden del día, dejando claro cómo prefieres que contribuya cada cual. A continuación, haz una pausa para responder a las preguntas o dudas, y ajusta el orden del día, según sea necesario.
Asumámoslo: las reuniones son parte de tu trabajo. Son un aspecto clave de tus capacidades de liderazgo -al igual que pueden serlo el análisis cuantitativo o la contratación y retención del mejor talento-. Cada paso en el proceso de organizar y tener estos encuentros son estímulos para los que asisten, y todos son fundamentales para alcanzar su objetivo. Sean cuales sean tus fortalezas, estos consejos pueden ayudarte a aumentar tus probabilidades de éxito. Tu equipo te lo agradecerá.