Las oficinas están al borde de una gran transformación. El coronavirus generó una ‘migración’ extraordinaria de los oficinistas de todo el mundo a sus casas. Y, en gran medida, el cambio ha funcionado. Según la encuesta Remote Work Survey realizada por PwC en Estados Unidos el pasado mes de junio, tres de cada cuatro empleados calificaron el teletrabajo como un éxito.
Así las cosas, no debería sorprendernos de que exista un interés bastante extendido porque algunas de las formas del teletrabajo se mantengan cuando hayamos controlado la pandemia. Todos ganamos: los empleados evitan los desplazamientos diarios al trabajo y pueden pasar más tiempo con sus familias; las empresas pueden acceder al mejor talento, sin importar dónde se encuentre, mejorar su resiliencia gracias a una fuerza laboral repartida geográficamente, y reducir costes optimizando el uso de sus inmuebles. El cambio también supone una pequeña victoria para el medioambiente; menos personas desplazándose a diario a su puesto de trabajo, menos viajes de negocios y menos uso de calefacción o aire acondicionado en las oficinas significa menos contaminación.
El cambio de perspectiva que se ha producido es fascinante. Hace unos meses, la visión predominante era que las oficinas eran un activo crucial para atraer al talento más joven y urbanita, al que le seducían los espacios abiertos e innovadores. Directivos escépticos que creían que los empleados no podían ser productivos fuera de la oficina han cambiado de parecer o, al menos, han moderado su punto de vista inicial. Y muchas grandes empresas en distintos sectores han anunciado que piensan dejar a sus profesionales trabajar desde casa, al menos, parte del tiempo.
El modelo híbrido de trabajo presencial y en remoto se perfila como el gran ‘ganador’, pero los interrogantes son muchos
La encuesta muestra que a un 73% de los empleados le gustaría trabajar en remoto al menos dos días a la semana una vez que el coronavirus deje de ser un problema. De la misma manera, un 55% de los directivos están dispuestos a ofrecer más opciones a los empleados para trabajar fuera de la oficina. El modelo híbrido se perfila como el gran ‘ganador’ de esta situación, pero los interrogantes son muchos. ¿Qué tal funcionará la colaboración cuando unos empleados estén en la oficina mientras otros están en su casa? ¿Cómo se forjaran y se harán fuertes las relaciones personales en este contexto? ¿Cómo se combinarán las preferencias de aquellos que quieran teletrabajar, con las de otros que opten por el trabajo presencial? ¿Cuánta gente optará por una y otra opción? ¿Con cuánta frecuencia deberán acudir a la oficina unos y otros?
Las respuestas a estas preguntas determinarán en buena medida la marcha del negocio y un sinfín de decisiones importantes. Es vital que los directivos reflexionen a fondo sobre el papel de sus oficinas en sus compañías; cómo y desde dónde trabajarán sus empleados en los próximos meses y qué razones existen para inclinarse por una u otra fórmula. Aunque no existen las soluciones mágicas y cada líder deberá buscar su propio camino, estas cuatro claves podrían ayudarte.
Cuatro acciones para avanzar a la oficina del futuro
1. Replantéate el papel de la oficina
Empieza por definir el propósito de la oficina en tu empresa. Haz una evaluación meticulosa de lo que ocurre en tus espacios. Identifica aquello lo suficientemente valioso como para hacer que la gente vuelva. La oficina podría estar evolucionando para convertirse en un espacio que los empleados visitan de vez en cuando para hacer algunas tareas concretas. Para entender bien cuáles son las más susceptibles de hacerse dentro o fuera de la oficina, planteamos el ejercicio de las Seis C, en el que dividimos las distintas acciones que tienen lugar en cualquier compañía:
- Creación de producto. En la primera ‘C’ entrarían tareas como estas: analizar información, hacer research, diseñar productos, procesar pedidos, escribir informes… Son labores que suelen ser llevadas a cabo individualmente, y en la mayoría de los casos pueden realizarse fuera de la oficina.
- Colaboración: La colaboración incluye el brainstorming de ideas, el diseño y desarrollo de planes, o la resolución de problemas. Colaborar con tu equipo de trabajo ha sido una de las razones principales por las que muchos empleados han vuelto a la oficina, según la encuesta. Pero lo cierto es que la pandemia también ha puesto en valor herramientas virtuales que pueden ser efectivas. En este caso, habrá que preguntarse en qué casos resulta diferencial la colaboración presencial.
- Comunicación: Compartir información, actualizar el estado de los procesos, preguntar o dar feedback, hacer seguimiento comercial… Gran parte de estas actividades puede tener lugar a través de video, móvil, email o aplicaciones de mensajería. De nuevo, la pregunta: ¿cuándo supone una diferencia sustancial comunicar “en persona”?
- Coaching: Aquí entraría todo lo relacionado con dar feedback a los empleados. Antes de la pandemia, el coaching solía ser presencial. Sin embargo, teniendo en cuenta que suele ser un ejercicio cara a cara, puede virtualizarse de forma sencilla y efectiva.
- Compromiso: La toma de decisiones y de compromisos suele tener lugar en entornos formales. ¿Cómo y cuándo se dan este tipo de encuentros en tu organización?
- Construcción de comunidad y de la cultura corporativa: Las relaciones sociales son fundamentales para que los empleados se conozcan y forjen relaciones que enriquezcan el ambiente de trabajo. La última ‘c’ aglutina esas actividades que construyen equipo.
Aunque los últimos meses han mostrado que casi todas estas actividades pueden trasladarse a canales virtuales, una parte de ellas volverán a la oficina. La creación de productos, la comunicación, y gran parte del coaching son actividades que encajan bien en la esfera virtual. Sin embargo, colaborar, comprometerse y hacer equipo requieren esencialmente de la implicación de cada uno de los profesionales. Y aunque esta puede darse en remoto, los beneficios de hacerla de manera presencial son evidentes.
2. Cuatro trabajadores muy distintos
Además de la actividad que se realice en cada momento, el esquema de trabajo mixto entre trabajo presencial y en remoto se verá muy afectado por la función de cada trabajador. Clasificarlos será esencial para entender y poder calcular quién estará en la oficina y sobre todo, cuánto tiempo. Os presentamos a colaboradores, conectores, residentes y nómadas.
- Colaboradores. Trabajan en equipo, pero no necesariamente tienen que hacerlo siempre en una oficina. Son investigadores, científicos, ingenieros, diseñadores o directores de proyectos. Es posible que necesiten ordenadores potentes o equipamiento especializado. Además, tendrán momentos en los que estar reunidos en persona sea más productivo. Sin embargo, si son capaces de trasladar al ámbito virtual sus reuniones diarias, la necesidad de pasar horas en la oficina puede ir cayendo significativamente.
- Conectores. Forman parte de los servicios corporativos de la empresa. Incluyen desarrolladores y técnicos de IT, profesionales del marketing y la comunicación, contables, administrativos y especialistas de recursos humanos. Tienen patrones de trabajo muy variables y pueden trabajar en múltiples áreas dentro de la empresa. Trabajan en su puesto de trabajo o en salas de conferencias. A diferencia de los primeros, no suelen necesitar equipamiento especializado. Con mejoras en las herramientas de teletrabajo, su permanencia en la oficina podría estar en torno a dos tercios del tiempo.
- Residentes. Son todos aquellos trabajadores de perfil más técnico, que necesitan un equipamiento muy específico como terminales personalizados y de gran potencia en la oficina para poder hacer su trabajo. Trabajan solos habitualmente, pero necesitan de un espacio específico. La movilidad para este grupo será bastante limitada.
- Nómadas. Son consultores, comerciales o desarrolladores de negocio muy enfocados a clientes, que también suelen trabajar solos, pero, que, a diferencia de los anteriores, pueden hacerlo desde casi cualquier lugar. Reducir sus horas de oficina a un 10% no es ninguna osadía, pues significaría ir dos días al mes, algo habitual para algunos errantes incluso antes del virus del Covid-19.
3. Reformas en la oficina
De acuerdo con el análisis anterior, todo apunta a que la oficina del futuro será principalmente un espacio de colaboración y de creación de comunidades, aunque algunas de las tareas seguirán necesitando de espacios individuales.
Ahora mismo, los directivos están enfocados en evitar que el virus se expanda asegurando la distancia de seguridad entre personas y reduciendo el aforo de la oficina a la mitad, como mínimo. Pero, una vez se controle la pandemia, es muy probable que las oficinas tengan que afrontar reformas importantes. Es previsible que los espacios reservados para hacer trabajos individuales pierdan importancia. A cambio los espacios para socializar y colaborar ganarán peso.
Una vez que la empresa tenga identificadas las actividades y los distintos grupos, podrá hacerse una idea más realista de qué es indispensable hacer en la oficina y cuánto espacio necesita para ello. Imagina que tu grupo de nómadas necesita estar en la oficina solo un 10% del tiempo o un día cada dos semanas. Si tienes 100 nómadas, eso se traducirá en 10 puestos de trabajo físicos.
Y otro apunte. Como resultado de la pandemia, algunas empresas se están preguntando si pasar de un modelo de una única gran oficina en un centro urbano a un modelo radial, con una o dos oficinas en zonas urbanas y delegaciones en las afueras. Estas podrían acortar los desplazamientos al trabajo para aquellos empleados que viven en la periferia, facilitando la colaboración entre ellos. Además de alquilar oficinas, las empresas podrían considerar el uso de espacios de co-working.
4. Actualiza tus formas de trabajar
Las empresas que quieran evolucionar hacia un modelo híbrido fracasarán si no consiguen redefinir la manera en la que se trabaja en la organización. Antes de la pandemia, las políticas, los procesos y las maneras de trabajar partían de la base de que los empleados pasaban la mayor parte de su tiempo en la oficina. Ahora que mucha gente lo hace desde casa, las maneras de trabajar del pasado pasan a ser insuficientes o, incluso, a estar obsoletas. Para definir estas nuevas formas de trabajo, tienes que tener en cuenta claves como estas:
- Normas y pautas claras. Establece parámetros de trabajo para las actividades repetitivas, y fija normas claras para comunicar y medir indicadores de rendimientos del negocio (KPIs), o cómo deberían organizarse las reuniones.
- Rutinas. El trabajo a distancia requiere de rutinas. Algunos equipos requieren de reuniones diarias, otros semanales. También puede ser una buena idea programar pequeños eventos para que los equipos se encuentren y socialicen.
- Herramientas y tecnología. En el estallido de la pandemia, la infraestructura tecnológica del trabajo en remoto pasó a ocupar un lugar central. Algunas empresas tenían protocolos ya en marcha. Otras no. Pero ya no hay excusa. Estas tecnologías tendrán que cumplir con estándares de seguridad y ser fácilmente accesibles.
- Riesgo y control. La protección de datos siempre es una prioridad, pero trabajando en remoto las brechas de seguridad pueden llegar a comprometer seriamente la información de la empresa. La ciberseguridad y la protección de datos pasa a ser una cuestión aún más prioritaria.
La oficina y la forma de trabajar, como la hemos conocido hasta ahora, ha desaparecido. A cambio, tenemos una oportunidad única de rediseñar cómo y dónde vamos a trabajar. El esfuerzo merecerá la pena. Por otro lado, podemos proveer a los empleados con mejores experiencias y ayudarles a adquirir capacidades que llevarán consigo a lo largo de su carrera profesional. Podemos reconfigurar nuestros espacios para asegurar la colaboración, la innovación y la productividad, reduciendo al mismo tiempo los gastos. Podemos construir teniendo en cuenta la diversidad y la inclusión de la fuerza laboral, y favoreciendo la sostenibilidad medioambiental. El camino hasta hacer cristalizar este nuevo entorno de trabajo puede prolongarse de dos a tres años. El momento para empezar a planearlo es ahora.