En los últimos años, el ciclo de vida de la tecnología se acorta sin parar. Los nuevos competidores echan mano de lo último entre lo último para disrumpir industrias y las expectativas de los clientes crecen de forma imparable, en una carrera frenética hacia una experiencia más avanzada, hiperconectada y sin interrupciones. Los departamentos de IT se encuentran bajo una gran presión para incorporar nuevas capacidades continuamente, como el análisis de datos, la ciberseguridad, la automatización y la integración con otros sistemas.
En este contexto, los sistemas tecnológicos de las empresas se están quedando obsoletos en muy poco tiempo. Y hoy, para ponerse al día, necesitan más que una actualización; hoy se juega a un juego con nuevas reglas, en el que los cambios van mucho más allá de herramientas y funciones. El hardware ya no es independiente. Los sensores y las conexiones a Internet están integrados en prácticamente todas las herramientas, incluidas las que solían ser puramente mecánicas. El software ya no se vende como un paquete, sino como una plataforma a la que te suscribes desde la nube y que se actualiza automáticamente.
Sin embargo, como sabrá el lector, algunas de las cosas más importantes no han cambiado en absoluto. Las empresas deben seguir centradas en mantener su ventaja competitiva. Los inversores y otras stakeholders siguen siendo tan exigentes como siempre –o más-.
¿Cómo planificar, diseñar o financiar una renovación tecnológica, y hacer entender su importancia a la empresa? Te presentamos diez claves que tienen en común todos los procesos de renovación tecnológica que acaban bien.
1.- El cliente, siempre lo primero: Aunque hay muchos factores que pueden desencadenar la decisión de modernizar la tecnología, hay uno que nunca puede pasar a un segundo plano: dar más valor al cliente. Toda inversión en tecnología debe generar ventajas para el cliente final, ya sea a través de una experiencia mejor, una mayor calidad del producto o logrando eficiencias operativas que reduzcan los precios y agreguen valor.
Para bajar esto a la tierra, diseña una situación comercial en el que se vean los resultados de la modernización y se detallen las ventajas que traerá al consumidor, o su impacto en las métricas. Para ello, forma equipos multidisciplinares, que trabajen en un entorno de prueba o sandbox en el que diseñar los cambios bajo ciertas especificaciones. En esta primera fase es crucial que mezcles equipos con un conocimiento muy detallado de la tecnología, con otros que se sepan al dedillo los objetivos que se persiguen.
Si no sabes por dónde empezar, pregúntate: ¿Por qué necesitamos mejorar o transformar nuestra tecnología ahora mismo? ¿Qué problemas esperamos resolver con el cambio? ¿Cuál es el valor que vamos a dar a los clientes?
2.- Simplifica tu arquitectura: En los últimos años y a medida que las organizaciones han ido cambiando, la arquitectura de IT que subyace bajo estas ha ido evolucionado también. Muchas veces, lo ha hecho de forma un poco aleatoria y según las necesidades puntuales que iban surgiendo. Como resultado, las compañías han ido desarrollando redes tecnológicas muy complejas, adecuadas para aplicaciones concretas, pero muy difíciles de actualizar e integrar sin perjudicar a otras partes o áreas del negocio.
Las nuevas plataformas modulares cambian todo eso. La estandarización del código de software y los estándares de integración han permitido que los sistemas interactúen sin necesidad de diseños a medida. Las API – Application Programming Interface– permiten a las empresas desarrollar componentes interoperables, que pueden integrarse. Sistemas que antes estaban separados, como los de compras o los de relaciones con los clientes (CRM), pueden ahora vincularse a una plataforma única y customizable, que tiene la capacidad de compartir datos a lo largo de toda la empresa.
Preguntas: ¿Cuál es la mejor manera de simplificar nuestro entorno tecnológico? ¿Es lo suficientemente flexible para nuestras necesidades? ¿A qué datos y funciones podrán acceder los clientes, los socios y la parte encargada de las operaciones cuando integremos mejor nuestro sistema?
3.- Diseña para ser flexible: Hoy, estar en un entorno de cambio constante implica que las empresas tienen que innovar continuamente en sus productos, servicios y prácticas, y que sus sistemas tienen que ser flexibles.
Este contexto es muy distinto al que había en el pasado. Antes, las organizaciones necesitaban que sus sistemas pudieran hacer una o dos cosas muy bien. Cuando la compañía decidía cambiar esas dos cosas, también tenía que transformar sus sistemas. Y claro, esto no era nada fácil.
Los sistemas de hoy son mucho más flexibles, y pueden adaptarse a un amplio abanico de configuraciones y conexiones. Si sabes sacarles partido, podrás reorientar rápidamente tus operaciones.
Además, para evaluar la idoneidad de tu nuevo sistema de IT, puedes adoptar un enfoque de Producto Mínimo Viable (MVP), desarrollando solo las funcionalidades imprescindibles del sistema y probando estas con un grupo de usuarios.
Pregúntas: ¿Qué aspectos de tu sistema de IT actual están limitando tu flexibilidad? ¿Es imprescindible mantenerlos?
4.- El cambio cultural no es moco de pavo: Muchas veces, este tipo de procesos se consideran solo una cuestión tecnológica. Pero los cambios sólo son duraderos si la gente los acepta, y una modernización de los sistemas tecnológicos puede conllevar un cambio cultural significativo. Todo empieza por reconocer los nuevos hábitos que tendrán que ser adoptados por la plantilla. Estos pueden estar en infinitud de áreas, como el cambio en el tratamiento de datos o la necesidad de desarrollar nuevas habilidades operativas.
En este proceso, busca a los ‘líderes informales‘ que conocen a fondo la organización y sus profesionales y que pueden ayudarte a preparar el terreno para el cambio.
Preguntas: ¿Qué nivel de conocimiento tecnológico tiene la plantilla actual? ¿Qué necesitan desarrollar? ¿Qué tipo de cambios culturales deben producirse?
5.- De los activos, a los servicios: En el enfoque tradicional, los sistemas tecnológicos son activos que posee una compañía. En la mentalidad actual, la tecnología es un conjunto de servicios que una empresa puede ‘consumir’ e integrar según sea necesario, sin ser necesariamente propietaria de los sistemas. Las empresas pueden seleccionar y combinar servicios de una gran gama de proveedores.
Este enfoque redefine por completo la función de IT. Si antes alojaba y gestionaba los sistemas internamente, ahora supervisa una plataforma mucho más abierta. Los servicios se externalizan y se gestionan de forma dinámica, y cuando un componente no es efectivo, se puede adaptar o sustituirlo.
Para esta prioridad, las preguntas son: ¿Cuáles son los servicios tecnológicos que ofreces a tu empresa? ¿Qué otros servicios podrías ofrecer si estuvieras mejor organizado para hacerlo?
6.- Traza un plan de viaje antes de empezar: Tu sexta prioridad debería ser diseñar una hoja de ruta basada en hitos y objetivos clave derivados de la renovación tecnológica. Por ejemplo, uno de ellos podría ser ‘reducir el tiempo de cierre del trimestre en un 50%’, o ‘recortar en un 40% los gastos de IT’. Cada hito debe acarrear algunas acciones, como, por ejemplo, ‘ampliar la cuota de mercado’, o ‘automatizar este u otro proceso’. Eso sí, aunque haya un plan, es importante no perder flexibilidad. Plantéatelo como un proceso de autocorrección. En cada paso, reflexiona sobre la etapa anterior y discute qué se podría hacer mejor la próxima vez.
Preguntas: ¿Cuáles son los pasos críticos en nuestra migración al nuevo sistema? ¿A quiénes reuniremos para poner en marcha cada paso?
7.- Organízate por capacidades, no por proyectos: La mayoría de las grandes y medianas empresas no pueden renovar su sistema informático de una vez. Por eso, se organizan para hacerlo por proyectos. Se trata de esfuerzos de corta duración, presupuestados y entregados por equipos que desaparecen cuando el proyecto se completa. El problema es que esta aproximación conduce a un enfoque cortoplacista, que puede distraernos del objetivo realmente importante: centrarse en las capacidades que aportan valor.
¿Qué pasaría si en vez de por proyectos, las empresas se organizaran por capacidades? Las capacidades más distintivas de una organización son la combinación de sistemas, procesos y funciones que generan un valor que supera al que puede aportar cualquier otra empresa. La renovación de los sistemas puede ser una oportunidad para mejorar estas capacidades, aprovechando el expertise digital.
Para orientarte en esta reorganización, puedes hacerte estas preguntas: ¿Cuáles son las capacidades que diferencian a nuestra empresa? ¿Cómo podemos mejorarlas actualizando y renovando nuestros sistemas? ¿Qué soluciones tecnológicas y proveedores se adaptan mejor a estas?
8.- Se agile y céntrate en el usuario: Cuando vayas a ponerte manos a la obra con la renovación, no adoptes un enfoque ‘big-bang’. En este, se construye poco a poco una única versión de los sistemas y se fija un día para el gran lanzamiento. Seguramente, esto supondrá varios meses de espera antes de que se empiecen a ver los resultados. En cambio, apuesta por un enfoque agile y divide tu plan en pequeñas entregas, que vayan liberando funciones, mientras vas recibiendo feedback de los usuarios y dejando que sus comentarios vayan marcando tu rumbo. Recuerda que más vale ser incompleto y rápido que completo y lento.
Pregúntate: ¿Quiénes se beneficiarán más de los cambios tecnológicos? ¿Estamos mejorando los sistemas a partir del feedback de los usuarios? ¿Estamos abiertos a introducir modificaciones cuando sea necesario?
9.- A la hora de invertir, prioriza
Analizar con cuidado qué recursos vas a necesitar antes de emprender un proceso de este tipo es vital. Una parte fundamental es elegir bien el equipo humano. Entre los componentes del mismo debe haber, además de profesionales con capacidades técnicas, líderes, personas con tolerancia al cambio y espíritu de colaboración a raudales.
La asignación de recursos financieros es igual de importante. Invierte la mayor parte en aquello que consideras prioritario y sé muy claro a la hora de definir aquellas áreas en las que no quieres gastar nada. Evita situaciones en las que un solo proveedor tenga todo el control e insiste en utilizar APIs abiertas, que puedan conectarse a una otros sistemas.
Preguntas: ¿qué inversiones en IT deberían generarte un retorno mayor? ¿Cómo vamos a redistribuir los recursos para poder apoyar la transformación mientras el negocio sigue en funcionamiento?
10.- Asóciate con alguien con quien tengas sintonía
A la hora de buscar el partner que vaya a ayudarte a poner en marcha esta renovación, busca empresas que vayan a beneficiarse de ir de la mano contigo, y con las que puedas desarrollar una relación profesional que implique compromiso y colaboración.
No tener éxito a la hora de cerrar esta parte, no solo hará que todo tu proyecto fracase, también puedes verte obligado a afrontar los costes de sustitución. Por lo tanto, no te cortes a la hora de utilizar medios –tanto formales, como informales- para recopilar información sobre distintas empresas. Busca compañías cuyos valores compartas. Una buena pista para evaluar la calidad de su trabajo es analizar sus propios sistemas tecnológicos.
Preguntas: ¿Qué buscamos en un socio? ¿Qué valores son importantes para nosotros? ¿Qué criterios utilizaremos para decantarnos por un partner y no otro?
A la hora de modernizar tu empresa, el objetivo es construir un medio efectivo y sostenible para alcanzar el éxito estratégico. Un tema tan crítico como este, nunca es puramente técnico. Implica aprender a diseñar sistemas de manera más efectiva, involucrar a las personas y ayudar a que el cambio se dé en toda la empresa. Juntos, estos diez principios deberían serte útiles.
