Guía para el regreso a la oficina (a la tienda, a la fábrica…)

El teletrabajo ha sido uno de los grandes descubrimientos involuntarios de esta pandemia. Incluso en países como España, tradicionalmente poco dado a esta forma de trabajar y más apegado al presencialismo que otros territorios, su adopción ha sido significativa. Según un reciente estudio publicado por el Banco de España, en 2018, el teletrabajo en nuestro país se limitaba al 7,5% de la población ocupada -mayoritariamente autónomos-, seis puntos por debajo de la media de la UE, del 13,5%. El estudio situaba el potencial de trabajo en remoto en España en el 30,6% de los trabajadores. Un techo que se ha superado como consecuencia de la situación de confinamiento provocada por el COVID-19. 

El Instituto Valenciano de Investigaciones Económica (Invie) estima que durante la pandemia ha teletrabajado hasta el 34% de los empleados de nuestro país. Pero, ¿qué va a pasar con el trabajo en remoto? ¿Cómo va a ser la vuelta a los centros de trabajo a partir de ahora (ya sea, a una oficina, una tienda o a una fábrica? ¿Qué medidas ha de poner en marcha mi empresa para incorporar al teletrabajo en la nueva normalidad después de la pandemia?

Para ayudar a las compañías en la vuelta de sus empleados en los centros de trabajo, en PwC hemos elaborado una guía en la que desgranamos las principales claves a tener en cuenta y que te resumimos a continuación.

Guía de ayuda a las empresas para la vuelta de sus empleados 2 los centros de trabajo

1. Gestiona la salud y la seguridad. Hazlo a partir de los datos.

• Desarrolla un plan para mitigar los efectos del COVID-19 en las oficinas. A medida que muchos empleados emprenden su vuelta a las oficinas es probable que se encuentren con otros compañeros -por ejemplo, trabajadores esenciales-, que no han dejado de acudir a su puesto de trabajo presencialmente. Una circunstancia que puede convertirse en una preocupación para quienes se reincorporan. Garantizar la salud y la seguridad en su espacio de trabajo incluye el uso de herramientas, como una plataforma tecnológica basada en Blockchain y creada por PwC, que permitan gestionar una información tan sensible como la sanitaria garantizando la privacidad.

• Plantea un programa de regreso por fases, por centro de trabajo y por tipo de empleo. Inspírate en los datos, no en las fechas. Para entender los riesgos y problemas de seguridad que pueden surgir en cada lugar de trabajo, utiliza la información sanitaria específica de la que dispones, así como análisis predictivos de comportamiento. Anticípate y planifica por si hubiera que volver a tomar medidas de confinamiento.

• Aplica medidas de control de riesgos específicas para el COVID-19. Crea un cuadro de mando para gestionar y monitorizar los riesgos legales y operativos de la desescalada y establece los procedimientos necesarios para proteger la salud de los empleados durante la reincorporación. Para ello, tendrá que establecer un protocolos de actuación claros que regulen cualquier interacción entre los empleados con los proveedores y con todos aquellos colectivos que acuden presencialmente a tus instalaciones y que no formen parte de tu plantilla.

2. Diseña un plan y una estrategia. Céntrate en las personas, en la productividad y en cómo están trabajando.

• Se proactivo en la resolución de problemas. Procura que tu estrategia de recursos humanos se centre en las personas, incluya toma de decisiones basadas en los datos y asegúrate de contar con los controles de riesgos adecuados para proteger la salud, la continuidad del negocio. Impulsa, en el corto plazo, las nuevas formas de trabajo.

• Fija quién debe volver a la oficina. Muchas empresas reconocen que están pensando convertir el teletrabajo en una opción permanente en aquellos puestos en los que sea posible. Comprueba que tu estrategia responde a las necesidades tanto de los empleados que van a trabajar en la oficina como en remoto, ya sea de manera temporal o indefinida (este check list te ayudará a hacerte las preguntas correctas).

• Prepara un manual de reincorporación al trabajo. Crea una oficina de transición que responda las necesidades de todos los colectivos y de todas las áreas: plantilla, clientes, espacios de trabajo, salud y seguridad, y modelos de ingresos y costes, entre otros.

3. Lidera y comunica los cambios. Guíate por el propósito. Se claro y optimista.

• Apuesta por tu propósito. Nunca te arrepentirás de tomar decisiones centradas en la seguridad de tus empleados ni en el papel que desempeña tu empresa en la comunidad.

• Inspira y enseña a tus directivos nuevas formas de liderazgo. Los últimos meses han obligado a los máximos responsables de las empresas a buscar nuevas fórmulas para implicar y estimular a sus equipos directivos en un momento de incertidumbre y cambio continuo. Enseña tus casos de éxito y proporciona directrices y planes claros sobre cómo aplicarlas.

4. Responde a las nuevas exigencias. Adáptate al nuevo entorno a medida que cambie.

• Diseña escenarios en tiempo real a partir de las necesidades de tus empleados. Segmenta a tus trabajadores, crea franjas de entrada a tus instalaciones y, prepárate para funcionar con una asistencia a presencial a las oficinas de entre el 35% y el 50 % durante mucho tiempo.

• Impulsa las formas de trabajo digitales y en remoto. El 46% de los directores financieros de todo el mundo, entrevistados en nuestra CFO Pulse, aseguran que están acelerando la puesta en marcha de nuevas formas de trabajo y la automatización como parte de su estrategia de adaptación a la nueva normalidad. Utilizas las nuevas tecnologías para mejorar aquellos procesos que han funcionado durante el confinamiento.

• Identifica fórmulas eficientes para mejorar la operativa de tu compañía. Contempla la externalización de servicios en aquellos ámbitos de conocimiento que te sean ajenos y se ágil a la hora de escalarlos.

• Vuelves a la oficina, pero no vas a seguir trabajando como antes. Pon en marcha las nuevas formas de trabajo que tengan sentido en tu compañía. No te aferres a cómo se han hecho las cosas hasta ahora. Actúa con rapidez y decisión para adoptar nuevas estrategias, herramientas, tecnologías y formas de colaboración y de comunicación.

5. Revisa las instalaciones y la tecnología. Piensa en cómo y dónde trabajan tus empleados.

• Apuesta por la automatización y acelera el paso hacia lo digital. En los últimos meses has sido testigo de qué procesos manuales impiden el funcionamiento eficiente de tu empresa, así que mejora o cámbialos. Acelera la apuesta por lo digital y empieza por las tecnologías y los procesos que permitan que tus empleados sean más productivos.

• Evalúa el impacto en tus activos inmobiliarios. Analiza cuáles son permanentes y cuáles pueden prolongarse, al menos, hasta el año que viene, si tienes menos empleados en la oficina y más en remoto, durante mucho tiempo. Utiliza análisis basados en datos para conocer dónde puedes reducir costes.

• La formación es clave para poder poner en marcha tu nuevas políticas y directrices. Planifica sesiones de formación sobre las nuevas medidas de seguridad para aquellos trabajadores que se reincorporan a tus oficinas. Consolida las nuevas prácticas e incorpora la formación online para aquellos que vayan a teletrabajar de forma prolongada. Cuenta con que surgirán problemas y estate preparado para solucionarlos.

• Invierte en aquello que sea necesario. Vas a necesitar distintas herramientas e infraestructuras para cumplir con los distintos requisitos normativos. Mantente al día de la nueva normativa y de las necesidades de tus trabajadores para seguir siendo productivos.

6. Potencia una cultura y unas políticas empáticas. Se comprensivo con los problemas de tus empleados.

• Diseña horarios de trabajo pensando en las personas. No tengas en cuenta sólo las necesidades de distanciamiento físico, sino las preocupaciones de los empleados con responsabilidades en sus casas o que están preocupados por motivos de salud. Recomienda y ofrece alternativas para un transporte seguro, sobre todo, para quienes dependan del transporte público.

• Escucha a tus empleados para entender mejor sus necesidades. Después, define y pon en marcha políticas que tengan en cuenta sus situaciones personales y sus niveles de confort -entre otros, problemas de salud, cuidado de hijos, etcétera-.

• Revisa los indicadores de desempeño, las preocupaciones de los empleados y los inhibidores de la productividad. Analiza las preferencias de los trabajadores para conseguir que tu gestión de los recursos humanos sea ágil y te permita reaccionar con rapidez. Revisa y reorienta los indicadores de desempeño empresarial e individual y asegúrate de que los sistemas de retribución se corresponden con las condiciones de tu empresa.

• Céntrate en el bienestar de tus profesionales. Diseña programas para potenciar su bienestar y demostrarles que te preocupas por ellos y les ayudas a reducir el estrés emocional, físico y mental provocado por la situación actual. Entiende las principales limitaciones de tus trabajadores y ayúdales a trabajar de forma productiva en las horas en las que puedan ser más eficaces.