Hoy en día, los directores financieros o CFOs se enfrentan a distintos retos, entre los que se encuentran la ralentización del crecimiento, la aparición de nuevos competidores, un mercado laboral en plena evolución, la transformación de los modelos de negocio, la profusión de datos, datos y más datos, un panorama regulatorio cada vez más complejo, la eterna necesidad de recortar costes.

En este contexto, al CFO ya no le basta con ser el guardián de las finanzas de la empresa o con asegurarse de que sus informes financieros son exactos y completos. Ha llegado el momento de aprovechar los datos y la información que fluye a lo largo y ancho de la organización y de llevar su papel hasta una posición más estratégica. De una forma que puedan apoyar a los líderes de sus empresas a saber, no solamente dónde está su organización en un momento dado, sino dónde podría y debería estar el mes, el trimestre o el año que viene.

Combinadas con otras herramientas de análisis, tecnologías como la automatización robótica de procesos -más conocida como RPA, por sus siglas en inglés- la automatización inteligente de procesos -o IPA- y la Inteligencia Artificial, pueden ayudar a avanzar en este camino y, llegado un punto, a transformar de arriba a abajo la función financiera. Según nuestra encuesta ‘Finance Effectiveness Benchmarking Report 2019‘, el 61% de los directores financieros cree que su labor sería más efectiva si la tecnología tuviera un peso mucho más importante en ella.

Los directores financieros están en una posición inmejorable para liderar un cambio de rumbo más amplio hacia la tecnología, en el que esté toda la compañía

En realidad, estos directivos están en una posición inmejorable para liderar un cambio de rumbo más amplio -hacia la tecnología- en el que esté toda la compañía. Disponen de información sobre todas las unidades de negocio y sobre cómo interactúan unas con otras, y pueden ayudar a los responsables de cada una de las áreas a entender lo que hay detrás de los datos financieros. Y, en último término, contribuir a tomar mejores decisiones para el negocio.

¿Cómo son estos procesos? Normalmente, primero se empieza con herramientas de automatización básicas, aplicables a procesos rutinarios y predecibles, como el reporting básico o la elaboración de conciliaciones. Después de estandarizar este tipo de tareas, el departamento puede pasar a aplicar herramientas más avanzadas como la Inteligencia Artificial y la analítica para interpretar datos de forma más precisa, en el que se puedan incluir distintos escenarios. Como puede verse en el gráfico, estamos hablando de empezar por la analítica descriptiva para evolucionar a la prescriptiva.

Así se hizo en la compañía eléctrica Duke Energy, originaria de Carolina del Norte, Estados Unidos. Como relata Steve Young, su director financiero, “todo empezó con software robótico, que hacía conciliaciones bancarias, conciliaciones de cuentas, compilaciones de estados financieros…. Muchas de esas tareas se realizaban muy rápidamente. Entonces, empezamos a contárselo a otros departamentos: “Mirad lo que hacemos. ¿Por qué no lo probáis?”.

¿Cómo llevar a cabo este proceso? Cada CFO lo enfocará de una forma distinta, basado en sus experiencias profesionales, en su sector o en el nivel de madurez digital de la compañía en cuestión. Pero es más probable que llegues a tener éxito si te enfocas en estas cinco prioridades:

1) Fija unos objetivos claros: ¿Qué quieres conseguir con la tecnología? Para muchos directores financieros, dónde implementar la Inteligencia Artificial y la automatización estará ligado a un plan de transformación digital más amplio, que abarque toda la compañía. Como vimos en nuestro último informe sobre el ‘Coeficiente Digital de las Empresas‘, estos objetivos pueden dividirse en cuatro: incrementar la eficiencia, la efectividad, expandirse a nuevos mercados, o disrumpir modelos de negocio. La RPA funciona bien con los dos primeros -mejorar la eficiencia y la efectividad-, ya que sirve para automatizar tareas que consumen mucho tiempo. Para ir a por objetivos más complejos, como la expansión o la disrupción, las organizaciones tendrán que implementar inteligencia artificial o machine learning.

2) Implica a tus empleados: Los CFOs tienen que entender que la automatización puede parecer una amenaza para muchos empleados. Durante sus primeras fases, las empresas tienen que explicar que las nuevas herramientas tecnológicas son una oportunidad para liberar tiempo y hacer trabajos más interesantes y de más valor. En muchos casos, las empresas pueden vencer esta resistencia dando a la gente la formación, la autonomía, los incentivos y las estructuras de gobierno necesarias para poder implicarles en el diseño y en la introducción de las nuevas herramientas.

3) Define tu área de foco: La automatización por sí misma no es un objetivo. Los directores financieros deberían utilizarla como parte de una transformación más amplia hacia una función más moderna. Además, tienen que tener en cuenta los distintos objetivos que se persiguen con su aplicación y los efectos que tendrán, ya sea en las personas –mejorar las habilidades de los empleados y crear nuevas trayectorias profesionales-, en los procesos -mejorar la efectividad de la función- o en el funcionamiento de la compañía –mejorar los resultados financieros de la empresa-. Claramente, hay espacio para la mejora: en nuestra encuesta mencionada anteriormente, el 60% de las compañías participantes reconocieron que siguen escudriñando hojas de Excel.

4) Diseña un gobierno del dato adecuado: Los datos son la gasolina de todas las iniciativas de automatización. Sin ellos, las cosas no tiran.  Nuestro estudio revela que las funciones financieras que mejor funcionan dedican el 75% de su tiempo a analizar datos. Tu objetivo debería ser crear una estructura del gobierno del dato que permita extraerlo de las fuentes adecuadas, asegurándose de que es correcto y no está contaminado, y dar acceso a las personas correctas en el momento oportuno.

5) Prepara a tu plantilla: La mejor de las tecnologías no dará resultado si el CFO no tiene el equipo adecuado. ¿Por qué? Porque la tecnología, por sí misma, nunca es la solución. Su adopción por parte de los empleados es lo que marca la diferencia. La formación y los programas de upskilling puede dar a los profesionales las capacidades que necesitan. Sus conocimientos sobre el terreno de cómo funcionan realmente los procesos pueden convertirles en un nexo esencial entre los directores financieros y los técnicos que implementan las tecnologías.

Cuando los CFOs empiecen a automatizar los procesos, la función financiera verá aumentar su peso, su eficiencia y su efectividad. Y cuando integren la Inteligencia Artificial podrán ayudar a anticipar cambios y se convertirán en una fuente realmente útil de ‘inteligencia de negocio’. Todas estas herramientas no reemplazan a las personas; las enriquecen. Para estos profesionales, la única pregunta debería ser: “¿Por dónde empiezo?»