El COVID-19 ha producido incontables alteraciones en la actividad de las empresas, a lo largo y ancho de todo el mundo. Entre el sinfín de consecuencias que ha tenido la propagación de este virus, hay una que puede pasar desapercibida, pero que ha afectado de lleno a las multinacionales: ¿qué ha sucedido con los profesionales que tenías en el extranjero, ya sea como empleados locales o bajo un programa de asignación internacional?

PwC ha elaborado una encuesta con el objetivo de ayudar a los responsables de los programas de movilidad internacional a entender qué deben hacer en esta materia, a partir de la experiencia y lo que están haciendo otras compañías alrededor del mundo. En total, se ha entrevistado a 350 expertos de esta área, en 37 territorios y 8 sectores distintos.

Los resultados pueden clasificarse en dos, según la inmediatez de las medidas. En primer lugar, nos interesaba averiguar qué opciones han dado a las empresas a aquellos empleados que ya estaban destinados en el extranjero, y cómo ha impactado esta crisis en su capacidad de realizar su trabajo.

Pues bien, respecto a lo primero, la mayoría de las compañías encuestadas se han ofrecido llevarlos de vuelta a su casa, como medida temporal (58%). La segunda de las opciones más comunes ha sido la de proponer la finalización, anticipada, del international assignment que tuviera al profesional en su destino internacional (lo han ofrecido el 43% de los encuestados).

Ahora más que nunca, las compañías tienen que cumplir con su duty of care como gestores de personas

En todo caso, la casuística es muy amplia. Desde aquellos encuestados que explican que han optado por “repatriar a los profesionales que tenían asignaciones a corto plazo, y dejar a los que tuvieran estancias de largo plazo elegir lo que prefirieran -o bien quedarse en el lugar en el que estuvieran destinados, o volver a la localización original-”, a otros que han decidido analizar caso por caso. Se trata de una situación complicada, y que puede llegar a plantear problemas como el que nos explicaba uno de los encuestados: “Tenemos a varios profesionales que decidieron trasladarse desde su destino a otros puntos alrededor de Europa, asumiendo que no habría ningún problema para trabajar desde ahí. Sin embargo, en algunos casos, esto tiene un coste extra significativo, que todavía estamos viendo cómo gestionar”.

Respecto a la segunda pregunta, es decir, cómo está impactando este episodio en estos empleados y hasta qué punto pueden asegurar la continuidad del negocio, cumplir su función y seguir con el business as usual, las respuestas son bastante alentadoras. Un 53% de los entrevistados señala que el impacto está siendo mínimo, gracias al teletrabajo. Y otro 33% que este está siendo ‘moderado’.

Y ¿qué hacer con los planes de movilidad programados para los próximos meses? Tomar medidas para un futuro del que sabemos tan poco es todavía más complicado. Quizá por eso, la gran mayoría de encuestados opta por posponer (un 86%) las relocalizaciones internacionales que tenían planeadas, antes que cancelarlas (43%). “Las relocalizaciones no van a empezar hasta que podamos garantizar la seguridad. Hasta ese momento, los nuevos proyectos empezarán ‘en remoto’”, apunta un experto.

Por último, en la encuesta quisimos averiguar qué es lo que más preocupa a las empresas en este momento en materia de movilidad internacional. Un 55% señala que lo más importante es estar al día de todos los cambios normativos y los anuncios de las autoridades. La segunda es trabajar en una comunicación que llegue al cien por cien de la empresa (40%). Entender bien cuántos, quiénes son y dónde están ubicados estos profesionales es la tercera cuestión que más preocupa a los encuestados (38%).

Por supuesto, esta situación atípica también pone otras cuestiones adicionales encima de la mesa: “Estamos ocupados intentando entender cuáles deberían ser las coberturas de seguros y de salud de estos empleados, así como ayudar, si fuera necesario, en las evacuaciones médicas”, apunta un encuestado. Mientras, otros ponen el foco en temas fiscales, y preguntan por las implicaciones tributarias de que los profesionales teletrabajen desde un lugar en el que no residen.

6 recomendaciones para no descuidar nada (ni a nadie)

Como ponen de manifiesto los resultados de esta encuesta, esta situación tan excepcional plantea muchas preguntas y presenta un abanico infinito de casos que no son del todo equiparables entre sí. Sin embargo, ahora más que nunca, las compañías tienen que cumplir con su duty of care como gestores de personas. Para ello, hemos preparado estas seis recomendaciones, que deberían tener en cuenta todas las compañías y que abordan todos los aspectos que hemos comentado más arriba.

1.- Ten permanentemente localizados a tus empleados.
El control sobre la población de empleados trabajando en el extranjero ha mejorado en los últimos años gracias a los avances en las herramientas de movilidad internacional. Aun así, según nuestra encuesta de Gestión de la Movilidad, un tercio de las compañías no sabe cuántas personas dentro de su organización trabajan en el extranjero, un porcentaje que aumenta de forma exponencial debido al COVID-19. Se hace más imprescindible si cabe, monitorizar a nuestros viajeros frecuentes a través de herramientas tecnológicas fiables que nos indiquen en tiempo real donde están todos y cada uno de nuestros viajeros frecuentes.

2- Mantente informado en tiempo real de los cambios legislativos y sé consciente de las implicaciones laborales.
El confinamiento no solo plantea preguntas sobre cómo protegemos la salud de nuestros trabajadores que sí pueden continuar con su actividad, sino también multitud de cuestiones respecto a esos otros trabajadores que no pueden trabajar; pago de salarios, prestaciones por enfermedad, desvinculaciones temporales etc.

Dada la situación, las empresas tienen que considerar el impacto del COVID-19 en sus negocios y, a su vez, en su plantilla. Son numerosas las compañías que están reorganizando su estructura a la luz del negocio que prevén tener. No solo durante el confinamiento, sino también una vez nos vayamos incorporando a la nueva realidad que nos va a tocar vivir: ERTEs, despidos temporales, modificación de la jornada de trabajo, horarios y / o recortes salariales o despidos. En algunos países, los gobiernos están sufragando parte de este coste (por ejemplo, en España mediante los ERTEs), modificando plazos de presentación de impuestos y Seguridad Social, etc. Todo ello, medidas que a menudo evolucionan de un día para otro, por lo que deben ser consideradas minuciosamente en la toma de decisiones de las compañías.

Recordar también que la Directiva de desplazamiento de trabajadores en la UE  que refuerza las garantías de los empleados desplazados, será plenamente aplicable a partir del mes de julio de este año y afecta de pleno a nuestro colectivo internacional. A partir de ese momento a los desplazamientos de más de doce meses se les aplicarán todas las condiciones de trabajo del país de destino.

Como vemos la Directiva afectará directamente a la mayoría de las asignaciones de larga duración que se produzcan a partir de julio 2020, por lo que es más que recomendable revisar cuanto antes en qué situación se encuentran nuestros expatriados.

3.- Presta apoyo constante a los empleados que sigan desplazados en el extranjero.
Los empleados necesitarán mantener en regla su estatus migratorio durante el confinamiento. Revisa todas las fechas de vencimiento de permisos de trabajo o residencia (para los próximos 3 ó 4 meses) y asegúrate de que se realicen todas las acciones necesarias, teniendo en cuenta las restricciones adicionales que pudieran surgir. Mantén a tus empleados informados sobre las restricciones de viaje, prohibiciones de entrada y salida de países y medidas de cuarentena, particularmente en aquellos casos en los que los procesos migratorios hayan sido interrumpidos o haya cierres de oficinas consulares o migratorias.

Varios gobiernos están comenzando a anunciar concesiones, períodos de gracia y soluciones prácticas (por ejemplo, presentaciones online en lugar de presentaciones físicas) para los ciudadanos extranjeros actualmente establecidos en el país y cuyo permiso de trabajo o residencia está pendiente de vencimiento.

4.- Involucra al departamento fiscal: sí a la colaboración, más que nunca.
La paralización de los movimientos internacionales podría afectar al estatus fiscal de tus empleados, además de tener implicaciones para tu compañía. El análisis realizado por la OCDE sobre el impacto que puede generar el Covid-19 concluye que no debería haber cambios respecto al status previamente identificado. No obstante, de cara a evitar riesgos tales como la aparición de un Establecimiento Permanente, modificación de la residencia fiscal del empleado, etc. y con tantos empleados desplazados en la actualidad, habrá que realizar un análisis de las consecuencias que puedan derivarse de cada caso concreto.

5.- Cumple con las obligaciones derivadas del confinamiento.
Las sanciones por violar el confinamiento en algunas jurisdicciones son importantes. En Singapur, por ejemplo, un empleado puede ser despojado de su visado de trabajo y residencia si no cumple con los requisitos del confinamiento impuestos por la Administración local. Además, las Autoridades de Singapur han indicado que en caso de que el empleado esté asignado allí por una compañía, esta será responsable del cumplimiento de los requisitos. Como empleador, tienes el deber de cuidar y responsabilizarte de tus empleados de cara a asegurar de que son conscientes de qué tienen que hacer de una forma clara.

6.- Los datos, más importantes que nunca. Mantente al día de tus obligaciones.
Los gobiernos pueden solicitar a los empleadores que faciliten datos personales sobre empleados, visitantes y clientes a las autoridades de salud pública para controlar el avance de la pandemia. Si estos datos tienen la clasificación de información confidencial, las compañías deberán asegurarse de tener una base legal bajo la ley local de privacidad de datos para divulgar los datos solicitados. Ten en cuenta que hay normativas que permiten el procesamiento de datos personales confidenciales “cuando sea necesario” para proteger la salud y la seguridad de los trabajadores o por razones de interés público; en este caso, la prueba “necesaria” puede significar compartir los datos solo con aquellos que lo necesiten para realizar una tarea muy específica.